Wielu przedsiębiorców już na etapie rozmów handlowych dzieli się informacjami, które decydują o przewadze konkurencyjnej – dotyczącymi klientów, know-how, technologią czy stawkami. Problem w tym, że często robią to bez odpowiedniego zabezpieczenia tak cennych danych. Rynek często ryzyka tego nie dostrzega, jednak w naszej praktyce widzieliśmy wielokrotnie przypadki, gdy przekazywanie informacji bez wcześniejszego zawarcia NDA kończyło się utratą klienta bądź szansy na start w biznesie. Niestety, brak umowy (albo niewłaściwie sporządzona umowa) sprawiał, że pokrzywdzeni mieli niewielkie szanse na wygraną w sądzie.
Takich sytuacji da się jednak uniknąć – pomoże w tym dobrze przemyślana umowa, dostosowana do konkretnej sytuacji, która nie tylko odstrasza nieuczciwych partnerów, ale też daje realne narzędzia do walki, jeśli do naruszenia dojdzie mimo jej zawarcia.
W artykule pokazujemy na przykładach, kiedy umowa o zachowaniu poufności naprawdę działa, jak ją dobrze przygotować i jakie błędy popełniane są najczęściej – wszystko na podstawie naszego wieloletniego doświadczenia w pracy z przedsiębiorcami.
A gdybyś miał pytania lub potrzebował dalszej pomocy, to kliknij tutaj i porozmawiaj z naszym prawnikiem.
Czym dokładnie jest umowa NDA i kiedy warto ją podpisać? Czy wiele ryzykujemy nie zawierając umowy o zachowaniu poufności?
NDA (z ang. Non-Disclosure Agreement) to umowa, na podstawie której „strona przyjmująca” zobowiązuje się do zachowania poufności (także „w tajemnicy” – o definicjach jednak dalej) informacji przekazywanych jej przez tzw. „stronę ujawniającą”. Brzmi dość prozaicznie, ale znaczenie NDA w praktyce bywa ogromne – szczególnie wtedy, gdy mówimy o danych, które mogą decydować o Twojej przewadze konkurencyjnej i pozostaniu na rynku.
Kiedy warto podpisać NDA? W praktyce, w szczególności wtedy, gdy:
- dzielisz się z kontrahentem know-how, technologią, strategią, danymi o klientach czy stawkach (zwłaszcza, gdy wiesz z góry, że dane mają wrażliwy charakter, a ich ujawnienie może Ci zaszkodzić),
- współpracujesz z agencjami (IT, marketing, PR), które mają dostęp do danych wyżej wymienionych, opisujących Twoją działalność, a w których struktury i rotacja są na tyle duże, że informacje poufne mogą być ujawnione znacznej liczbie osób,
- negocjujesz sprzedaż firmy albo zapraszasz inwestora do start-upu, będąc już na określonym etapie negocjacji,
- zatrudniasz kogoś na B2B i udostępniasz mu swoje know-how, projekty nowych produktów, strategie, dane kontaktowe klientów, informacje o stawkach i inne dane wrażliwe, które mogą być cenne dla konkurencji,
- realizujesz projekt badawczo-rozwojowy, który jest obarczony wysokim ryzykiem.
Przypadek z praktyki Kancelarii
Ryzyko niezawarcia stosownej umowy B2B poniósł w praktyce jeden z naszych klientów – początkujący przedsiębiorca z branży technologicznej. Przedsiębiorca ten w pierwszej kolejności przekazał potencjalnemu wspólnikowi prezentację inwestycyjną. Po kilku rozmowach, zachęcony wstępnym entuzjazmem potencjalnego inwestora, przesłał mu szczegółowe dane o produkcie, dostawcach i strukturze kosztowej, a najważniejsze dokumenty przekazał w formie „papierowej” – chcąc uchronić się przed wyciekiem danych przesyłanych w formie elektronicznej… Nie podpisał rzecz jasna z obiecującym partnerem NDA. Efekt? Po przekazaniu najistotniejszych danych telefon partnera przestał odpowiadać, a po kilku miesiącach potencjalny „wspólnik” otworzył bliźniaczy biznes – samodzielnie. Bez konsekwencji. Jako że najbardziej istotne dane zostały przekazane nie mailem, a fizycznie, Klient nie miał nawet dowodu na to, że trafiły one do jego nieuczciwego kontrahenta. Szanse na powodzenie w sądzie były zatem bardzo niewielkie.
Gdyby podpisano dobrze skonstruowaną umowę o zachowaniu poufności, sprawa mogłaby potoczyć się zupełnie inaczej – i zakończyć się zasądzeniem kary umownej lub ucięciem współpracy już na etapie jej zawierania.
Często już sama propozycja NDA odstrasza tych kontrahentów, którzy zamierzają zachować się nieuczciwie, a z którymi z tego powodu nie warto najczęściej robić interesów. Proponując zawarcie takiej umowy, poddajesz potencjalnego kontrahenta pierwszej próbie. Z naszego doświadczenia wynika, że jeśli Twój partner współpracą jest rzeczywiście zainteresowany, nie ma złych intencji i przy tym „panuje” nad danymi, które do niego trafiają, to zawarcie NDA nie powinno stanowić dla niego problemu.
Każda sytuacja oczywiście ma swoją specyfikę – wiele może zależeć też od Twojej pozycji negocjacyjnej, a nie zawsze w konkretnej sprawie warto o NDA rozbić intratny deal (w negocjacjach umów prawnicy także pomagają, np. w ramach stałej obsługi prawnej firm).
Co powinna zawierać skuteczna umowa o zachowaniu poufności?
Umowa NDA nie może rzecz jasna kończyć się na ogólnym stwierdzeniu, że „obie strony zobowiązują się do zachowania poufności.”. Nie musi być to dokument nadmiernie obszerny, ale by rzeczywiście chronił interesy przedsiębiorcy, powinien zawierać kilka kluczowych elementów, o których poniżej.
• Definicja informacji poufnych
To fundament NDA. Im dokładniej określisz, co uważasz za tajemnicę, tym łatwiej będzie udowodnić naruszenie. Zależnie od okoliczności warto niekiedy wskazać na informacje dotyczące:
- szczegółowych danych finansowych, w tym obrotów z konkretnymi klientami
- tożsamości klientów i dostawców
- warunków umów handlowych z klientami i dostawcami
- strategii produktowych
- technologii, know-how i procedur wewnętrznych
P.S. – niekiedy można odnosić się do definicji tajemnicy przedsiębiorstwa, ale nie rekomendujemy na tym poprzestawać. Ciekawe uwagi i wyjaśnienia na temat tej definicji sprawdzisz tutaj.
• Cel ujawnienia informacji
Dobrze jest jasno wskazać, dlaczego druga strona otrzymuje dostęp do poufnych danych – np. w związku z negocjacjami handlowymi czy wykonywaniem usług w ramach umowy B2B. To pozwoli ułatwić wykazanie ewentualnego naruszenia.
• Czas obowiązywania
Umowa powinna obowiązywać nie tylko w trakcie współpracy, ale także po jej zakończeniu. Zazwyczaj optymalny jest okres co najmniej kilku lat. W innym wypadku często wypowiedzieć umowę, aby móc informacje „bezkarnie” ujawnić. Warto jednak unikać umów na czas nieokreślony („na zawsze”), które w praktyce mogą być kwestionowane z wielu przyczyn natury prawnej.
• Szczegółowe obowiązki strony przyjmującej, sposób ochrony danych
Obowiązki strony przyjmującej dane poufne to m.in.:
- zakaz wykorzystywania informacji dla celów innych niż wskazane w umowie,
- zakaz przekazywania ich dalej (także: ujawniania oraz rozpowszechniania, z naciskiem na skonstruowanie prawidłowych definicji) osobom niewskazanym w umowie,
- obowiązek należytego przechowywania i ochrony przekazywanych informacji,
- sposób zachowania po rozwiązaniu umowy/zakończeniu współpracy (np. obowiązek wydania nośników danych, usunięcia tychże danych/zniszczenia i przekazania dowodów wykonania ww. czynności).
• Sankcje za naruszenie
Najskuteczniejszym rozwiązaniem w kontekście sankcji jest najczęściej kara umowna. Dzięki niej (w uproszczeniu) przedsiębiorca nie musi udowadniać wysokości szkody wyrządzonej naruszeniem umowy – wystarczy wykazać naruszenie, aby uzyskać pieniądze w sądzie.
Choć NDA to proste narzędzie, w praktyce wiele dokumentów, które trafiają na nasze biurko, jest źle skonstruowanych. Najczęściej brakuje w nich sankcji albo precyzyjnej definicji informacji poufnych. W efekcie przedsiębiorca ma dokument, który wygląda profesjonalnie, ale nic poza tym, ponieważ nie zapewnia realnej ochrony.
Dobrze sporządzona umowa o zachowaniu poufności to niewielki koszt, który może uchronić przed stratą klientów, know-how czy całego rynku. Poniżej wskażemy, jakich błędów należy w szczególności unikać.
Potrzebujesz pomocy specjalisty w sprawie umowy NDA?
Jeśli jesteś zainteresowany pomocą w temacie objętym artykułem, skontaktuj się z adw. Jakubem Piątkiem na poniższe dane i skonsultuj swoją sytuację lub kliknij w link by dowiedzieć się więcej o oferowanej przez nas obsłudze prawnej przedsiębiorstw.
Czego unikać – najczęstsze błędy przy NDA
Na pierwszy rzut oka umowa NDA wydaje się być konstrukcją dość prostą. W praktyce jednak wiele dokumentów tego typu nie chroni wcale lub daje jedynie pozory bezpieczeństwa. Jakie błędy w praktyce widujemy najczęściej?
• Kopiowanie wzorów z Internetu bez nanoszenia odpowiednich zmian i dostosowania umowy do naszych potrzeb
Korzystanie z gotowych szablonów niekoniecznie musi być złym rozwiązaniem. Najczęściej jednak taki szablon skopiowany bezrefleksyjnie nie zapewni ochrony w konkretnej sprawie, która ma (jak każda) swoją specyfikę. Ze swej natury wzory są zazwyczaj zbyt ogólne i wymagają dostosowania do konkretnej sprawy. Nie wskazują często precyzyjnie, co jest informacją poufną, a co nie, odsyłając do definicji ustawowych bądź poprzestając na ogólnych stwierdzeniach, nie wymieniając tych kategorii informacji, które w relacji z konkretnym kontrahentem przekazujesz i chcesz chronić. W efekcie druga strona łatwo może podważyć takie zapisy i uniknąć odpowiedzialności.
Nie chodzi przecież o to, aby chronić wszystko, co przekazujemy „pracownikowi” na B2B – istotne jest jednak, aby nie „wyniósł” z przedsiębiorstwa bez konsekwencji listy klientów, szczegółowych danych finansowych czy projektów nowych produktów. Skupiamy się przecież na ochronie informacji, które mają wartość gospodarczą, a ich pozyskanie przez konkurentów mogłoby przedsiębiorcy poważnie zaszkodzić. Nie zawsze należą one do przykładowego katalogu z internetowego wzoru.
• Brak kary umownej
Bez finansowych sankcji naruszenie NDA często „nic nie kosztuje”. Udowodnienie faktycznej wysokości szkody w sądzie jest zwykle bardzo trudne. Jak bowiem wykazać, jaką szkodę poniosła spółka przez to, że konkurent wypuścił na rynek podobny, ale tańszy i „ulepszony” produkt? Co, jeśli niezależnie od przychodu z tego produktu, spółka tak czy inaczej ponosiła przez jakiś czas straty? A może nie jest wykluczone, że klienci odeszli od niej z innych powodów? Czy aby na pewno będą chętnie zeznawać w sądzie co do przyczyn zerwania umów?
Nasuwające się w pierwszej kolejności odpowiedzi na powyższe pytania uważam za wystarczające argumenty za tym, aby kary umowne w umowach NDA zastrzegać (albo przynajmniej próbować zastrzegać) zawsze.
Kara umowna eliminuje bowiem część problemów dowodowych – w takim przypadku musimy wykazać tylko naruszenie, a nie potrzeba dowodów na to, ile naruszenie to kosztowało przedsiębiorcę i jakie wywołało straty (oczywiście sprawę nieco upraszczam, ale takie są założenia konstrukcyjne kary umownej).
Przykładowo – przygotowując wzór umowy o współpracy dla naszego Klienta prowadzącego spółkę produkcyjną pamiętaliśmy o tym, aby prawidłowo sporządzić definicję i zastrzec odpowiednio wysokie kary umowne. Postanowienia umowy wskazywały wprost, jakie informacje są szczególnie chronione i jakie działania będą poczytywane za naruszenie obowiązku zachowania poufności. Gdy technologia klienta została ujawniona konkurentowi, u którego współpracownik ten – jak się okazało – został zatrudniony, udało się skutecznie wyrównać szkodę klienta, ponieważ sąd zasądził od byłego już współpracownika odpowiednio wysokie kary umowne.
• Krótki okres obowiązywania
Umowa, która kończy się wraz z zakończeniem współpracy, nie chroni przedsiębiorcy w przyszłości. Poufne dane mają wartość także po kilku latach – nie zapominajmy o tym, aby zapewnić sobie ochronę także na przyszłość.
• Zbyt szeroki krąg odbiorców informacji
Częstym błędem jest brak ograniczeń co do tego, kto w strukturze kontrahenta może zobaczyć Twoje dane. A im szerszy dostęp, tym większe ryzyko wycieku.
W jednej z naszych spraw klient miał przekazać nowemu partnerowi (pośrednikowi w obrocie nieruchomościami) informacje o warunkach umów najmu nieruchomości będącej własnością klienta przed jej potencjalną sprzedażą. Doradziliśmy, aby przed udostępnieniem bardziej szczegółowych danych o nieruchomości, zawrzeć z pośrednikiem umowę o zachowaniu poufności. Pośrednik początkowo odmówił podpisania NDA (co samo w sobie było sygnałem ostrzegawczym). Następnie, przystał na zawarcie umowy, ale zaproponował NDA z tak szeroką definicją „podmiotu powiązanego” (któremu dane mogły być udostępnione), że zakres tychże podmiotów stawał się niemożliwy do skontrolowania przez naszego klienta.
Jako że stawką było udostępnienie danych wrażliwych dotyczących najemców i warunków zawartych z nimi umów najmu o bardzo dużej wartości, Klient ostatecznie zrezygnował ze współpracy. Bez umowy NDA przedsiębiorca byłby narażony na to, że po wycieku stawek, konkurenci, do których dane wyciekły, zaproponowaliby jego najemcom bardziej korzystne warunki, co naraziłoby majątek klienta na szkodę wskutek utraty najemców.
• Brak definicji „naruszenia”
Wiele wzorów NDA nie precyzuje, co oznacza naruszenie poufności. Tymczasem jasne postanowienia w tym zakresie ułatwiają dochodzenie roszczeń. Umowa winna określać wprost, jakie czynności dotyczące informacji poufnych są dopuszczalne, a które – niedozwolone. Należy wprost zastrzec, komu i w jaki sposób kontrahent może udostępniać informacje poufne oraz w jakim celu.
Warto również pamiętać, że NDA nie jest generalnie konieczne na przykład w relacji z adwokatem – obowiązuje nas ustawowa tajemnica zawodowa (adwokacka). W biznesie jednak brak dobrze skonstruowanej umowy to prosta droga do kłopotów.
Dlaczego warto skonsultować umowę o zachowaniu poufności z prawnikiem – najważniejsze powody
Umowa NDA to nie formalność dla „dużych graczy”, ale praktyczne narzędzie, które może uratować Twój biznes przed stratą klientów czy technologii. Widzimy to w naszej codziennej pracy – brak NDA bywa kosztowny, a już sam dobrze skonstruowany dokument potrafi zniechęcić kontrahenta do nieuczciwego działania. W przypadku natomiast, gdy do naruszenia już dojdzie – umowa zapewni podstawę prawną do dochodzenia roszczeń.
Najważniejsze jest to, by umowa NDA po pierwsze została zawarta, a po drugie – nie była pustym wzorem z internetu. Umowa powinna uwzględniać specyfikę danej relacji gospodarczej oraz zawierać jasną definicję informacji poufnych, obowiązki drugiej strony i realne sankcje – najlepiej w postaci kary umownej. Wtedy staje się nie tylko ładnym formularzem, ale i skutecznym narzędziem, które faktycznie działa.
Jeśli więc planujesz rozmowy handlowe, współpracę z agencją, szukasz inwestora albo zatrudniasz kogoś z dostępem do know-how, NDA to jedna z rzeczy, o których warto pomyśleć – prosty krok, który może oszczędzić Ci sporów i nerwów w przyszłości.
Jeśli potrzebujesz pomocy w sporządzeniu bądź weryfikacji NDA – skontaktuj się z nami na poniższe dane. Sprawdzimy Twoją umowę NDA albo przygotujemy ją od podstaw. Jeśli natomiast umowy nie zawarłeś i jedna z wyżej wymienionych sytuacji już Cię spotkała – doradzimy, co można zrobić.
